Kategorie szkoleń

Asystentki | Sekretarki

Efektywność osobista i zarządzanie czasem w pracy biurowej

Jak zdążyć ze wszystkim?

Cel i zakres szkolenia

Odbiorcy:

Szkolenie skierowane jest do asystentek, sekretarek, pracowników biurowych, którzy chcą zwiększyć swoją efektywność przez dobrą organizację swojej pracy, planowanie, wyznaczanie priorytetów i asertywną komunikację.

Korzyści ze szkolenia:

Umiejętność określania priorytetów i planowania w codziennej pracy
Precyzyjne określanie celów
Umiejętność bezkonfliktowego delegowania zadań i organizacji relacji ze współpracownikami
Asertywne radzenie sobie z "pożeraczami czasu"

Program:

Ja i mój czas
- Czym jest czas i na ile można nim zarządzać? Różnica między „zarządzaniem czasem” a „zarządzaniem sobą w czasie”
- W jaki sposób można alokować czas?
- Czy czas zawsze płynie tak samo? Różnice w subiektywnym i obiektywnym odczuwaniu czasu.
- Jakie mamy zwykle trudności w gospodarowaniu czasem? „Pożeracze czasu”.
- Uzależnienie od czasu i „zwalniacze czasu”.
- Pozytywne i negatywne nawyki związane z gospodarowaniem czasem
- Podstawy pracy nad własnym czasem
Wyznaczanie priorytetów w pracy
- Reguła Pareto
- Metoda ABC
- Matryca Eisenhowera
Zaplanuj swój czas
- Ustalanie celów
- Reguły skutecznego planowania
- Planowanie w różnych perspektywach czasowych
- Planowanie roczne, kwartalne, miesięczne i dzienne
  - - Metoda Gantta
  - - Metoda ALPEN
  - - Metoda TRZOS
- Organizacja dnia
  - Przerwy w pracy – jak efektywnie wykorzystać dzień w pracy i jak radzić sobie, gdy inni nam przeszkadzają?
  - Krzywa dobowej wydajności – co to jest i jak ją wykorzystać?
- Planowanie na piśmie
- Praca z kalendarzem
- Narzędzia pomocne w planowaniu czasu
- Błędy w planowaniu
- Kontrola planu
Jak stworzyć relacje pozwalające na skuteczną pomoc w swoim środowisku pracy?
- Komunikacja w miejscu pracy – konstruktywna pochwała i konstruktywna krytyka
- Cztery płaszczyzny komunikacji i błędy wynikające z niewiedzy nt. różnych płaszczyzn komunikacji
- Jak wyrażać prośby by słyszeć deklarację pomocy lub jej jasną odmowę?
Asertywna odmowa
- W jaki sposób stanowczo i bez urażenia drugiej osoby powiedzieć "nie" ?
- Nauka i ćwiczenie umiejętności asertywnej odmowy
Skuteczne delegowanie
- Różnica między zadaniem a celem
- Cechy dobrego zadania
- Delegowanie narzędziem zarządzania sobą w czasie
- Dlaczego obawiamy się delegować i co możemy zrobić aby zacząć delegować więcej?
- Stopnie i reguły delegowania
- Jak wyznaczyć właściwą osobę do właściwego zadania?
- Co zrobić, aby delegowanie było skuteczne?
- Czego delegować nie warto?
- Najczęstsze trudności napotykane podczas delegowania
Zasady działania wynikowego – strategia
Co zrobić, aby mi się tak chciało jak mi się nie chce?
- Techniki do wykorzystania w aspekcie motywowania się do wprowadzania zmian w zakresie zarządzania sobą w czasie
Narzędzia pomocne w planowaniu czasu.
Indywidualny plan działania