Nowoczesna korespondencja

Jak tworzyć i zarządzać nowoczesną korespondencją w biurze?

Cel i zakres szkolenia

Odbiorcy:

Szkolenie przeznaczone jest dla asystentek, sekretarek i pracowników przygotowujących korespondencje, oferty, materiały promocyjne (działy obsługi Klienta, reklamacji, marketingu).

Korzyści ze szkolenia:

Szkolenie ma na celu przybliżyć uczestnikom zasady tworzenia i postępowania z korespondencją według zasad obowiązujących w środowisku biznesowym. Podczas szkolenia uczestnicy poznają najważniejsze formy i rodzaje wewnętrznej i zewnętrznej korespondencji biznesowej oraz formalne zasady układu i redagowania pism. Przygotują szablony korespondencji przydatne w ich działalności i przećwiczą pisanie wybranych rodzajów korespondencji.

Program:

1. Rodzaje dokumentacji biurowej.
2. Regulacje prawne dotyczące postepowania z dokumentacją.
3. Techniki tworzenia pism.
4. Ogólne zasady korespondencji.
   • treść i forma pism,
   • terminy rozpatrzenia,
   • pisma poufne, objęte tajemnicą.
5. Zasady redagowania pism.
   • elementy pisma,
   • język korespondencji (przykłady),
   • cele komunikacji pisemnej,
   • etapy tworzenia pisma,
   • styl, kompozycja, rozplanowanie pisma (przykłady, ćwiczenia),
   • wybór i modelowanie tonu pisma (przykłady, ćwiczenia).
6. Redagowanie i składanie dokumentów.
   • semantyczna struktura dokumentu - co to jest i jak stosować,
     
   • zastosowanie stylów w dokumencie - szybka zmiana wyglądu pism,
   • podstawowe zasady typograficzne - elegancki wygląd pisma,
   • tworzenie nagłówków i stopek w dokumentach Worda.
7. Specyfika korespondencji elektronicznej.
   • netykieta,
   • bezpieczeństwo poczty,
   • jak nie zostać spamerem - zgodność z obowiązującymi przepisami prawa,
   • zasady redagowania tekstu publikowanego na ekranie (maile, trony www).
     
8. Korespondencja wewnętrzna w firmie.
   • pełnomocnictwa, upoważnienia,
   • zaświadczenia i zawiadomienia,
   • protokoły,
   • sprawozdania, raporty, decyzje, umowy,
   • listy intencyjne i pisma przewodnie,
   • pisma okolicznościowe.
9. Korespondencja handlowa.
   • różne rodzaje ofert handlowych (przykłady),
   • sporządzanie oferty handlowej (ćwiczenia),
   • wybór optymalnego stylu oferty handlowej (ćwiczenia),
   • elementy uwzględniane przy redagowaniu zamówienia,
   • przygotowanie zamówień (ćwiczenia),
   • różne pisma związane z dostawą towaru (przykłady, ćwiczenia),
   • formułowanie zapytań ofertowych (ćwiczenia),
   • postępowanie z odpowiedziami na zapytania ofertowe.
10. Korespondencja firmy z urzędami i sądami.
11. Skróty i zwroty w korespondencji – zestawienie.
12. Korespondencja w językach obcych.
13. Obieg korespondencji.
    • instrukcja kancelaryjna,
    • systemy kancelaryjne,
    • zasady rejestracji i znakowania  korespondencji.
14. Obieg dokumentów w firmie - kształtowanie optymalnych procesów.
15. Archiwizacja - wymagania prawne dotyczące archiwizowania dokumentów.

Szkolenia dla firm

Powyższy trening realizujemy również w formie szkolenia wewnętrznego dla firm, po uprzednim zmodyfikowaniu go w kierunku Państwa potrzeb.